Politica de
confidentialitate.

Cine prelucreaza datele

Site-ul picbooth.ro este operat sub marca PICBOOTH de Trifu Costin Valentin PFA, denumit in continuare „PICBOOTH” sau „noi”.

Email

office@picbooth.ro

Telefon

0757 958 688

Aceasta politica priveste vizitatorii site-ului, persoanele care ne contacteaza, clientii, reprezentantii acestora si participantii la evenimente ale caror date le prelucram. Se aplica operatiunilor pentru care stabilim scopurile si mijloacele prelucrarii, in calitate de operator.

Pentru servicii sau platforme cu informari proprii, consulta si informarea afisata in momentul utilizarii acestora.

Ce date colectam si de unde provin

• Date de contact: nume, prenume, email, telefon si informatiile incluse in mesajele trimise prin formulare, email sau alte canale de comunicare.
• Date despre eveniment: data, locatia, tipul evenimentului, serviciile solicitate si detaliile necesare organizarii acestora.
• Date contractuale si de facturare: informatii necesare contractului, facturii, evidentei platilor si identificarii reprezentantului clientului.
• Fotografii si materiale video: imaginea participantilor si, unde serviciul ales include aceasta functie, vocea ori mesajele inregistrate.
• Date tehnice: adresa IP, informatii despre browser si dispozitiv, jurnale de acces si, in functie de optiunile pentru cookie-uri, date despre utilizarea site-ului.
• Preferinte si cereri: optiunile de consimtamant, dezabonarile si solicitarile privind drepturile tale.

Primim date direct de la tine, prin utilizarea serviciilor sau, dupa caz, de la organizatorul evenimentului ori persoana care face rezervarea. Cand datele provin de la altcineva, iti comunicam sursa si informatiile relevante in conditiile prevazute de lege.

Te rugam sa nu incluzi in campurile libere date sensibile sau documente de identitate care nu sunt necesare solicitarii tale.

De ce folosim datele si pe ce temei

Cereri de oferta si rezervari

Folosim datele de contact si detaliile evenimentului pentru a raspunde solicitarii tale, a pregati oferta si a organiza serviciul. Temei: demersuri la cererea ta inaintea incheierii unui contract si executarea contractului, potrivit art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR, daca esti parte la acesta.

Relatia cu reprezentantii clientilor

Prelucram datele profesionale de contact pentru comunicarea cu persoana care reprezinta clientul. Temei: interesul legitim de a administra relatia comerciala, potrivit art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR.

Facturare si obligatii legale

Prelucram datele necesare pentru documentele financiar-contabile si solicitarile legale ale autoritatilor. Temei: indeplinirea obligatiilor legale, potrivit art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR.

Securitate si apararea drepturilor

Folosim datele relevante pentru prevenirea abuzurilor, solutionarea incidentelor si apararea drepturilor noastre. Temei: interesul legitim de a proteja serviciile si activitatea, potrivit art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR, cu respectarea drepturilor tale.

Comunicari promotionale

Trimitem oferte prin email sau alte canale electronice pe baza consimtamantului acordat pentru acel canal, potrivit art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR. Te poti dezabona sau iti poti retrage acordul oricand.

Analiza optionala si publicitate online

Atunci cand folosim tehnologii optionale care necesita acord, prelucrarea se bazeaza pe consimtamantul tau. Detaliile despre instrumente si optiuni sunt prezentate in informarea privind cookie-urile.

Datele necesare unei oferte, rezervari sau facturi sunt indicate in formular ori in discutia cu tine. Fara acestea, este posibil sa nu putem raspunde solicitarii sau furniza serviciul. Acordul pentru marketing este optional.

Fotografii, filmari si galerii

Serviciile foto-video pot implica realizarea, personalizarea, tiparirea, stocarea si livrarea materialelor catre persoanele si prin modalitatile indicate in informarea serviciului ales.

Pentru participantii care nu sunt parte la contract, contractul cu organizatorul nu reprezinta, singur, temei pentru prelucrarea imaginii lor. Pentru captarea si livrarea imaginilor acestor participanti in calitate de operator, solicitam consimtamantul informat inainte de captare, inclusiv informarea despre destinatarii materialelor.

Cand prelucram materiale exclusiv la instructiunile unui organizator care are calitatea de operator, actionam ca persoana imputernicita, conform acordului aplicabil. In aceasta situatie, informarea organizatorului explica scopurile, temeiul si destinatarii; il sprijinim la solutionarea cererilor participantilor.

Pentru materialele care includ minori, aplicam protectii suplimentare si obtinem autorizarea reprezentantului legal atunci cand aceasta este necesara. Organizatorul nu poate acorda automat consimtamantul in numele tuturor invitatilor.

Daca o galerie este accesibila prin link sau cod QR, persoanele care primesc acel link ori cod pot avea acces la continut, in functie de setarile galeriei. Evita distribuirea publica a accesului. Stergerea din sistemele noastre nu elimina automat copiile descarcate anterior de alte persoane.

Pentru o solicitare privind o fotografie sau un videoclip, scrie-ne si indica evenimentul si materialul relevant, fara sa trimiti date suplimentare inutile.

Cui putem transmite datele

Nu vindem si nu inchiriem datele tale personale. In functie de serviciu si de necesitate, destinatarii pot include:

• furnizori de gazduire, email, mentenanta IT, stocare si livrare a galeriilor;
• colaboratori implicati in prestarea serviciului, in limita atributiilor lor;
• furnizori de contabilitate, banci si consilieri juridici, pentru operatiunile relevante;
• organizatorul si destinatarii materialelor foto-video, conform informarii serviciului;
• furnizori de analiza ori publicitate, daca activezi optiunile pentru care este necesar consimtamantul;
• autoritati sau instante, atunci cand exista o obligatie ori un temei legal.

Furnizorii care prelucreaza date in numele nostru trebuie sa respecte instructiunile si obligatiile contractuale privind protectia datelor. Alti destinatari, precum bancile sau autoritatile, pot actiona ca operatori independenti.

Transferuri internationale

Utilizarea unor furnizori externi poate implica prelucrarea datelor in afara Spatiului Economic European. Daca un serviciu implica un astfel de transfer, acesta trebuie sa se bazeze pe un mecanism permis de GDPR: de exemplu, o decizie de adecvare aplicabila sau clauze contractuale standard, insotite de masuri suplimentare atunci cand sunt necesare.

Informatiile despre destinatie, furnizor si garantia aplicabila sunt furnizate in informarea serviciului relevant. Ne poti solicita detalii si o copie a garantiilor aplicabile la office@picbooth.ro.

Cat timp pastram datele

Perioada depinde de scop, de serviciul ales si de obligatiile legale. Aplicam urmatoarele criterii:

• Solicitari fara rezervare: pana la solutionarea cererii si inchiderea discutiilor legate de oferta; pastram ulterior doar informatii necesare unei obligatii legale sau unui litigiu concret.
• Contracte si corespondenta aferenta: pe durata executarii contractului si ulterior in limitele termenelor legale de prescriptie ori cat este necesar solutionarii unui litigiu.
• Documente financiar-contabile: pentru perioada de arhivare impusa de legislatia aplicabila categoriei respective.
• Fotografii, videoclipuri si galerii: pentru perioada comunicata in oferta si in informarea serviciului, inainte de colectare. Durata accesului online si durata copiilor de siguranta sunt indicate separat.
• Date pentru marketing: pana la retragerea consimtamantului sau incetarea scopului; putem pastra o evidenta minima pentru respectarea dezabonarii si dovedirea optiunii.
• Date tehnice: pentru durata necesara functionarii si securitatii, raportata la scopul jurnalului si investigarea eventualelor incidente. Duratele cookie-urilor sunt prezentate in informarea dedicata.

La expirarea perioadei aplicabile, datele sunt sterse sau anonimizate, exceptand informatiile a caror pastrare este justificata de o obligatie legala ori de solutionarea unei pretentii. Retragerea acordului pentru promovare opreste utilizarile viitoare bazate pe acel acord.

Cookie-uri si tehnologii similare

Cookie-urile strict necesare asigura functii precum securitatea si memorarea optiunilor tale. Tehnologiile optionale de analiza sau publicitate care necesita consimtamant trebuie activate numai dupa exprimarea acestuia.

Poti accepta, refuza sau modifica optiunile pentru tehnologiile optionale din panoul de preferinte pentru cookie-uri al site-ului. Refuzul nu impiedica solicitarea unei oferte. Simpla continuare a navigarii nu reprezinta consimtamant.

Setarile browserului permit si blocarea sau stergerea cookie-urilor. Blocarea celor strict necesare poate afecta anumite functii. Informarea dedicata cookie-urilor trebuie consultata pentru lista instrumentelor, furnizorilor, scopurilor si duratelor aplicabile.

Cum protejam datele

Aplicam masuri tehnice si organizatorice proportionale cu riscurile, inclusiv limitarea accesului la persoanele autorizate si protejarea echipamentelor si conturilor folosite pentru prelucrare.

Nicio metoda de transmitere sau stocare nu elimina complet riscurile. In cazul unui incident, evaluam impactul si luam masurile necesare, inclusiv notificarea autoritatii si informarea persoanelor afectate atunci cand legea o impune.

Drepturile tale

In conditiile prevazute de GDPR, poti solicita:

• Acces: informatii despre prelucrare si o copie a datelor tale.
• Rectificare: corectarea datelor inexacte sau completarea acestora.
• Stergere: eliminarea datelor atunci cand nu mai exista un motiv legal pentru pastrare.
• Restrictionare: limitarea utilizarii datelor in situatiile prevazute de lege.
• Portabilitate: primirea datelor furnizate intr-un format structurat, atunci cand prelucrarea este automatizata si se bazeaza pe consimtamant sau contract.
• Opozitie: contestarea prelucrarii bazate pe interes legitim, din motive legate de situatia ta particulara. Pentru marketing direct, te poti opune oricand.
• Retragerea consimtamantului: fara a afecta legalitatea prelucrarii efectuate anterior retragerii.
• Protectie fata de decizii exclusiv automatizate: drepturile prevazute de lege daca o asemenea decizie produce efecte juridice sau te afecteaza semnificativ in mod similar.

Trimite cererea la office@picbooth.ro. Raspundem fara intarzieri nejustificate, in cel mult o luna de la primire. In cazurile complexe sau cu numeroase cereri, termenul poate fi prelungit cu doua luni, cu informarea ta si explicarea motivelor in prima luna.

Cererile sunt, de regula, gratuite. Daca avem indoieli rezonabile privind identitatea solicitantului, putem cere informatii suplimentare proportionale, pentru a evita divulgarea datelor unei alte persoane.

Actualizarea acestei politici

Putem actualiza politica atunci cand se modifica serviciile, modul de prelucrare sau cerintele legale. Versiunea revizuita si data actualizarii vor fi afisate pe aceasta pagina.

Pentru schimbari relevante, oferim informarea necesara inaintea noii prelucrari. Publicarea unei versiuni noi si continuarea utilizarii site-ului nu inlocuiesc consimtamantul atunci cand acesta este necesar.